Цель создания любого предприятия — это получение прибыли. Пользование современными технологиями увеличения эффективности вполне оправдывает себя, способствует повышению конкурентоспособности компании. Оперативное получение информации, необходимой для принятия решений, построение прогнозов — все это достаточно сложно выполнять вручную. Автоматизированные системы управления предприятием помогают справиться с этими проблемами.
Бюджетирование: для чего оно необходимо?
Бюджетирование на предприятии, вне зависимости от его масштабов, — это один из инструментов, позволяющих оптимизировать затраты и увеличить прибыль. В особенности, оно актуально для крупных компаний, имеющих сложную структуру. В этом случае, разработка бюджета в нескольких вариантах ручным способом превращается в непростую для выполнения и очень трудоемкую задачу.
Автоматизация позволяет быстро и эффективно заниматься построением экономических прогнозов, минимизировать риски, эффективно распределять ресурсы. Руководство компании постоянно располагает объективной информацией о работе предприятия. Вероятность нерациональных денежных вложений становится минимальной. При внедрении автоматизации временные затраты на формирование бюджета уменьшаются.
Взаимодействие между структурными подразделениями предприятия становится более согласованным, есть возможность определить степень участия каждой из структур в формировании результатов деятельности фирмы. Становятся доступными такие, казалось бы, сложные операции, как всесторонний анализ данных, внесение корректировок в уже готовый бюджет. Как результат — предприятие становится финансовой устойчивым и конкурентоспособным, так как есть возможность заранее спрогнозировать возможные риски и предупредить их появления.
Все это способствует созданию эффективной управленческой системы. Автоматизация позволяет эффективнее распоряжаться человеческими ресурсами и минимизировать количество ошибок, допускаемых людьми.
Кому подойдет автоматизированное бюджетирование?
Причины, когда автоматизация процесса бюджетирования действительно необходима:
- большое число подразделений предприятия;
- имеют место факты нерациональных капиталовложений;
- значительные временные затраты на составление бюджета;
- несогласованность действия как отдельных работников, так и служб и подразделений компании.
Правильная разработка системы автоматизации упрощает учет, планирование показателей и решение управленческих задач в целом. Число задач, выполняемых вручную, уменьшается. Формирование рабочих результатов происходит в одной информационной среде, а разработка бюджета из аврала становится обычной рутинной операцией.
К сожалению, руководители предприятий зачастую подходят к бюджетированию односторонне: видят в нем лишь инструмент контроля над расходованием средств. На самом деле, это эффективный управленческий инструмент.
Проблемы, которые возможно решить
Автоматизация бюджетирования дает возможность решить такие вопросы:
- согласование деятельности структур компании за счет расчета и анализа финансовых показателей, связанных между собой. Пример — софт bi in sap;
- делегирование ответственности за решение определенных задач;
- определение участия каждого из подразделений в деятельности фирмы;
- оптимизация распределения ресурсов в соответствии с поставленными задачами;
- каждодневное оперативное управление предприятием.
Успешное внедрение автоматизированной системы, правильная разработка модели бюджетирования не просто позволяют сделать работу предприятия эффективнее, но и способствуют укреплению дисциплины, помогают оптимизировать численность сотрудников.
Порядок внедрения автоматизированного бюджетирования
Алгоритм автоматизации — следующий:
- первый этап — выполнение диагностики всех бизнес-процессов на предприятии. Специалисты собирают сведения о финансовой деятельности и организационной структуре фирмы;
- разработка методики бюджетирования, разработка регламентирующего документа, описание порядка сбора данных и прогнозирования показателей;
- выбор софта. Рассмотрение нескольких вариантов программ. Разработка контрольных моделей на их основе. Окончательный выбор программного обеспечения;
- разработка технических документов;
- внедрение системы автоматизации, тестирование, проведение необходимых доработок;
Окончательный этап — эксплуатация системы, полный переход на автоматизированное бюджетирование.
Как успешно внедрить бюджетирование?
На этапе внедрения нововведений:
- разработать подробную финансовую модель;
- правильно подобрать софт, который позволит решать как текущие, так и перспективные задачи;
- привлекать к участию в проекте сотрудников всех подразделений предприятия.
При пользовании системой:
- разработать регламент бюджетного планирования и требовать безукоризненное его выполнение;
- связать мотивационную и аттестационную систему с получаемыми финансовыми результатами;
- по мере необходимости, выявлять ошибки, вносить дополнения, изменения и использовать меры управленческого воздействия.
Несколько полезных советов помогут внедрить автоматизированную систему с максимальной эффективностью.
Во-первых, прежде чем остановить выбор на том или ином программном продукте, желательно просмотреть несколько вариантов, чтобы выбрать оптимально подходящий для данного предприятия и его задач софт.
Во-вторых, для разработки финансовой модели бюджетирования следует воспользоваться услугами консультанта, обладающего соответствующим опытом.
В-третьих, необходима разработка документа, регламентирующего автоматизированный процесс бюджетирования. Он содержит информацию о финансовой модели, а также в распределении ролей при ее реализации.
Преимущества
Автоматизированное бюджетирование на предприятии имеет такие преимущества:
- возможность организовать планирование и учет, адаптированные под нужды конкретной компании;
- ведение бюджетов и контроль над их исполнением;
- анализ расходов, поиск ресурсов для их рационализации;
- удобство интерфейса, возможность получения информации в различных форматах — графическом или табличном;
- возможность сопоставления планового бюджета с фактическим за определенный период, при необходимости — получение отчетных данных в режиме реального времени;
- уменьшение рисков, связанных с нецелевым расходованием средств.
При возникновении вопросов компания, помогающая внедрить автоматизацию на предприятии, исчерпывающе ответит на них.
Возможные сложности при внедрении автоматизации
Специфика автоматизации бюджетирования в том, что она проводится непосредственно на базе бизнес-процессов предприятия. Поэтому первый этап введения новшеств — сбор информации по исполнению бюджета. Это и будет базой для дальнейшего планирования и анализа.
Перед приобретением ПО следует систематизировать сбор данных, определиться со стратегией разработки и принятия решений. Только после этого имеет смысл выбрать программную продукцию.
Использование специального софта — это не некая «волшебная таблетка», автоматически улучшающая показатели работы предприятия, а всего лишь ступенька на пути к этому. Самые распространенные сложности, с которыми приходится сталкиваться при выборе специального софта:
- высокая стоимость программной продукции. Прежде всего, это касается софта от иностранных разработчиков. «Плата за бренд» может быть достаточно существенной;
- значительные расходы, связанные с внедрением автоматизации бюджетирования на предприятии. Речь не только о покупке ПО, но и об его настройке и дальнейшем обслуживании. Нередко специалисты предприятия попросту забывают о планировании этих затрат. В результате они возрастают в разы;
- недостаточность функционала программного обеспечения для данного предприятия. Например, программа не содержит необходимой функции прогнозирования. Как вариант, набор функций может быть слишком обширным, поэтому заранее понятно, что он не будет в полной мере использоваться в компании;
- затраты, связанные с использованием специалистов-разработчиков. Иногда крупной фирме приходится создавать собственную IT-службу, что также влечет за собой дополнительные расходы;
- несовместимость софта бюджетирования с другими программами, используемыми на предприятии. Это одна из самых серьезных проблем, поскольку конечная цель — наладить управление всеми бизнес-процессами фирмы.
Правильный выбор софта для автоматизации бюджетирования на предприятии позволяет свести к минимуму всю рутинную работу, а сотрудникам останутся более интересные творческие задачи.